POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLDECLARA

CONSIDERACIONES PREVIAS

Joaquín Vernaza Martínez., en adelante El Responsable o La Empresa, en su calidad de administrador de la página web https://coldeclara.com y en observancia de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente Política de Protección o Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con La Empresa, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de La Empresa, ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

La Política de Protección de Datos de La Empresa, se divulgará a todos sus empleados, se velará por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito.

MARCO NORMATIVO

Dada la importancia que tiene la protección de los datos personales, y la efectividad de los demás derechos que de ello dependen, la Constitución Política de Colombia en su Artículo 15 consagra que:

  • “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
  • La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
  • Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

El artículo citado, se constituye como la raíz constitucional del derecho al Habeas Data, y así mismo, es desarrollado por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 del 2013 y en lo relativo al Registro Nacional de Bases de Datos por el Decreto Reglamentario 886 del 2014. En ese sentido, el presente documento, está desarrollado según las directrices de las normas señaladas.

OBJETIVOS, ALCANCES Y FINALIDAD

La Empresa solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.

Dependiendo de la relación que el titular tenga con La Empresa, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.

Datos particulares según el tipo de vinculación con La Empresa: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, y todos los demás datos relacionados con la calidad de: empleados o proveedores, según aplique. Datos sensibles: datos biométricos y captura de imágenes fijas o en movimiento.

Finalidades generales para el tratamiento de datos personales

  • Evaluar la calidad del servicio
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, a: trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de La Empresa en Colombia cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros)
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de La Empresa y en sus bases de datos comerciales y operativas
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de La Empresa

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los clientes son las siguientes:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por La Empresa con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos y/o servicios
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos y/o servicios ofrecidos por La Empresa
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos y/o servicios que ofrece La Empresa y sus compañías vinculadas
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con los Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y/o servicios y los de sus compañías vinculadas a nivel nacional
  • Capacitar vendedores y consultores en aspectos básicos de gestión comercial de los productos y/o servicios ofrecidos por La Empresa
  • Compartir información con proveedores con los que La Empresa desarrolla actividades en cumplimiento de su objeto social, para ofrecer productos y servicios, con las limitaciones y las reglas establecidas por La Empresa – ver parágrafo al final de este capítulo
  • Controlar el acceso a las oficinas de La Empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas
  • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de La Empresa, incluyendo descargas de contenidos y formatos

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

El tratamiento de los datos personales de los empleados de La Empresa, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de La Empresa, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización
  • Planificar actividades empresariales
  • Datos sensibles: Datos relativos a la salud y los datos biométricos, (para dar cumplimiento del Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, Decreto 1072 de 2015), la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales y fotografías. Datos de menores de edad (requeridos para la Seguridad Social).

Respecto a los Datos de Proveedores:

Los datos personales de los proveedores que sean recolectados por La Empresa, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes

  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones´
  • Para hacer el registro en los sistemas de La Empresa
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes

Respecto de cualquier persona natural que tenga contacto con La Empresa

La información recolectada de personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política, y su tratamiento comprende las siguientes finalidades

  • Enviar información de La Empresa, incluyendo invitaciones a eventos, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta La Empresa
  • Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Empres
  • Compartir información con proveedores con los que La Empresa desarrolla actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por La Empresa

Parágrafo. - Aviso Importante

Es posible que en el desarrollo de la relación que La Empresa sostenga con el titular de la información, esta deba ser entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la Ley. Siempre que la información sea compartida con proveedores, La Empresa se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a lo dispuesto en la presente política, de tal forma que la información personal se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, La Empresa, en las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, podrá efectuar auditorías aleatorias preventivas para verificar que lo aquí establecido sea divulgado al interior de dichas compañías para la aplicación en todas sus dependencias y con sus contratistas.

En los casos en que La Empresa requiera entregar en todo o en parte las bases de datos de las cuales es responsable, deberá suscribir un contrato con el encargado del tratamiento en el que se estipularán las condiciones que se deberán llevar a cabo para la entrega de la información, las mismas deberán responder a criterios de seguridad que permitan mantener la adecuada custodia de los datos. Igualmente, el encargado del tratamiento deberá garantizar la confidencialidad en el manejo de la información y deberá comprometerse a utilizarla únicamente para los fines establecidos contractualmente, así mismo, deberá conocer sus obligaciones como encargado del tratamiento de acuerdo con lo establecido en la Ley.

Además de lo anterior, es menester recordar, que la información otorgada por los clientes se encuentra amparada por el secreto profesional, en los términos legalmente previstos.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

Dentro del compromiso legal y corporativo de La Empresa para garantizar la confidencialidad de la información personal y el pleno ejercicio del derecho al Habeas Data de sus proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con La Empresa, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los siguientes:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el ordenamiento jurídico vigente.

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales, ejercido por La Empresa debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las normas Constitucionales y legales vigentes, finalidad que debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, en los términos del art. 3 literal a), art. 9 y ss de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La Empresa propenderá porque la información de las personas sea veraz, completa, exacta y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, La Empresa se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la integridad, calidad o veracidad de la misma.

Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: La Empresa se compromete a garantizar que los datos personales únicamente podrán ser accedidos por las personas autorizadas por el titular y la ley, así mismo el tratamiento se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La Empresa adelantará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas posibles para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas y se encuentre segura, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de (datos públicos) están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Nombre, Razón o Denominación SocialJOAQUÍN VERNAZA MARTÍNEZ
Teléfono(311)332-7672
Domicilio SocialSantiago de Cali – Valle del Cauca / Colombia
Sede principalCl. 18 #118-250, Cali (Valle)
Correo electrónicoinfo@coldeclara.com

Aviso – El responsable del tratamiento, será la misma persona encargada del mismo, y, por lo tanto, los deberes del responsable y del encargado estarán a su cargo.

DEBERES

1.1 Deberes del responsable

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley vigente, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley vigente
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley vigente
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley vigente y en especial, para la atención de consultas y reclamos
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

1.2. Deberes del encargado

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley vigente
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley vigente
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley vigente y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares
  • Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley vigente
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comerci

CONSENTIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El consentimiento del titular de los datos personales es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de tratamiento de datos personales, tratándose de un consentimiento que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento, sin perjuicio de lo consagrado en el artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en las bases de datos de La Empresa, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información, la cual podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier procedimiento se suministren, recolecten, utilicen o incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de La Empresa, se pondrá a disposición del titular, una cláusula o documento de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente

  • El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
  • La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.
  • La indicación del responsable del tratamiento de los datos personales, así como su dirección física o electrónica
  • Los derechos que le asisten como titular de los datos personales

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información, La Empresa deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma, con excepción de los siguientes eventos en los cuales no será necesaria la autorización:

  • Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular
  • Datos de naturaleza pública
  • Casos de urgencia médica o sanitaria
  • Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos
  • Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas

EJERCICIO DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES Y CANALES DE COMUNICACIÓN

En cualquier tiempo, los titulares de los datos personales, podrán ejercer su derecho al habeas data estrechamente vinculado con las facultades consagradas en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, el titular de la información puede comunicarse al correo electrónico: info@coldeclara.com, o enviar un documento escrito dirigido a la Dirección: Calle 2 #116-650, Santiago de Cali (Valle del Cauca).

Cuando se trate de consultas, La Empresa dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte del responsable o el encargado del tratamiento de los datos, podrá presentar un reclamo con la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Aviso: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Derechos del titular

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (Art 10 ley 1581 del 2012).
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. (La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución).
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Empresa no realizará tratamiento de datos catalogados como sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa y expresa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

En ese sentido, no podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. Y en concordancia con los principios rectores consagrados en la ley 1581, el acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.

MODIFICACIONES Y VIGENCIA

La información suministrada por los titulares, permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

La Empresa se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

La Gerencia es la responsable de la actualización y divulgación de la Política de Protección de Datos Personales.

Por otra parte, cada una de las áreas de La Empresa que tenga acceso a datos personales de terceros deberá conocer la presente política y es responsable de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares con relación a su información.

Para todos los efectos, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, entra a regir desde la fecha de su publicación por parte de La Gerencia.

coldeclara.com

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